Verpflegungsbudgets in der Altenpflege am Limit
Management Summary
In diesem Beitrag zeige ich 5 Wege auf, wie trotz steigender Preise an den Lebensmittelmärkten die Sachkostenbudgets für Lebensmittel (in Grenzen) eingehalten werden können.
Corona-Pandemie, Lieferkettenprobleme und Ukraine-Krieg
Die explodierenden Preise an den Lebensmittelmärkten setzen Pflegeeinrichtungen unter extremen Druck. Die Refinanzierung der Sachkosten von Pflegeeinrichtungen ist für die jetzige Preisdynamik nicht ausgelegt. Grundlage für die Sachkostenbudgets von Pflegeeinrichtungen sind die in der Regel jährlich stattfindenden Pflegesatzverhandlungen. Im Rahmen der Pflegesatzverhandlungen werden neben dem Personalbudget (Anzahl Mitarbeitende und Gehaltskosten) auch die Sachkostenbudgets verhandelt. Realistisch können in „normalen Zeiten“ Kostensteigerungen von 2 % bis 5 % für den Zeitraum von einem Jahr durchgesetzt werden. Darüber hinaus wird es nach meiner Erfahrung kompliziert. Ein Blick in die Praxis zeigt, dass dieses statische System schon bald an seine Grenzen stoßen und die Pflegeeinrichtungen in wirtschaftliche Schieflage bringen wird.
Inflationsanalyse verdeutlich Problematik
Verdeutlicht werden kann diese Problematik anhand einer Inflationsanalyse unseres Hauptlieferanten. Grundlage ist dabei ein in Warengruppen unterteilter Warenkorb. Verglichen wird der Bezugspreis vor einem Jahr mit dem aktuellen Bezugspreis. Ausgehend vom Berichtsmonat April 2022 sind die Ergebnisse besorgniserregend:
Über 24 % durchschnittliche Preissteigerung Stand April 2022 in einem Jahr. Das Angebot der Kostenträger lag für kommunale Pflegeeinrichtungen bei + 2,4 %. Damit können also gerade einmal 10 % der Kostensteigerungen kompensiert werden. Leider sind wir noch nicht am Ende angekommen. Wie in den Medien zurzeit berichtet wird, ist mit weiteren Kostensteigerungen zum Herbst und Winter zu rechnen (insbesondere auch, weil die Energiekosten so stark gestiegen sind).
Das Dilemma
Als Betreiber von Pflegeeinrichtungen können wir dieses Problem nur bedingt lösen, wenn die Preisdynamik auf dem jetzigen hohen Niveau bleibt. Wir können also auf eine politische Lösung hoffen – was unter Umständen sehr bis zu lange dauern könnte. Und wir können durch die Einführung von wirksamen Controlling-Tools versuchen, das Budget besser zu steuern.
Tipp 1: Proaktive Steuerung des Verpflegungsbudgets
Wertvoll ist, wenn der Speiseplan und die gesamte Verpflegung der Bewohnerinnen und Bewohner durch ein System gesteuert werden kann. Dabei wird der Budgetrahmen aus dem pro Tag zur Verfügung stehenden Sachkostenbudget für Verpflegung multipliziert mit der Anzahl belegter Plätze in der Einrichtung gebildet. Dieses Budget darf im Durchschnitt nicht überschritten werden.
Damit das Budget proaktiv gesteuert werden kann, muss die Küchenleitung oder der Caterer seinen gesamten Wareneinsatz für die Produktion vorkalkulieren können. Voraussetzung dafür ist, dass Rezepturen pro Gericht vorliegen, die in ihrer Grammatur und Zusammensetzung (Zutaten) vollständig den Bedarf für eine Portion abbilden. Die Rezeptur für ein Gericht kann dann mit der Anzahl der Bestellungen pro Gericht multipliziert werden. So erhält die Küchenleitung eine belastbare Bestellliste. Im besten Fall ist diese Bestellliste mit einer aktuellen Preisliste der Lieferanten verknüpft. Damit kann dann der gesamte Speiseplan im Voraus vorkalkuliert werden. Wird festgestellt, dass das Wochen- oder Monatsbudget überschritten werden würde, kann ein günstigeres Gericht (z. B. Eintopf) ein teureres Gericht aus dem Speiseplan ersetzen. Diese Optimierung muss so lange wiederholt werden, bis der Budgetrahmen wieder eingehalten wird.
Tipp 2: Digitalisierung des dezentralen Bestellprozesses
Damit die Küche einen wirtschaftlichen Speiseplan vorkalkulieren kann, ist eine korrekte Erfassung der Bedarfe auf den Wohnbereichen notwendig. Effizient wird der Bestellprozess, wenn ohne Medienbrüche (z. B. Fax oder E-Mail) die Essensbestellungen auf den Wohnbereichen mit einer Bestellsoftware eingegeben werden können. Vorteilhaft ist nicht nur der geringere Zeitbedarf auf dem Wohnbereich, sondern auch der geringere Verwaltungsbedarf auf Seiten der Küchenleitung.
Tipp 3: Coaching der Hauswirtschafts- und Küchenkräfte
Es nützt nichts, wenn auf Seiten der Küche sinnvolle Rezepturen in Bezug auf Mengen und Nährwerte entwickelt worden sind, wenn bei der Essensausgabe dann nicht diese Mengen eingehalten werden. Ich empfehle daher, einen Schöpf- und Kellenplan für die Essensausgabe mitzugeben, damit die richtigen Mengen ausgegeben werden können. Hier liegt oft eine große Fehlerquelle, wenn die Mitarbeitenden nicht richtig im Bereich der Essensausgabe geschult worden sind.
Tipp 4: Speisenrücklauf monitoren
Lebensmittel sind wertvoll und knapp. Für die Umwelt, aus ethischen Gründen und um Verschwendung zu vermeiden sollte der Speisenrücklauf immer kontrolliert werden. In der Praxis lässt sich dies sehr einfach umsetzen. Jeder Wohnbereich bekommt einen Behälter (z. B. Speisenrücklaufeimer), wo alle Lebensmittelreste des Tages gesammelt werden. Der Behälter wird am Ende des Tages gewogen und in eine Tabelle zur statistischen Erfassung eingetragen. Wenn auf einzelnen Wohnbereichen hohe Speisenrückläufe erfasst werden, sollte nach den Ursachen geforscht werden. Sind Bewohner:innen nicht abgemeldet worden, die außer Haus sind (z. B. Krankenhausaufenthalt)? Gab es eine Krankheitswelle auf dem Wohnbereich (z. B. Norovirus)? Oder liegt vielleicht ein Fehler im Bestellprozess vor?
Tipp 5: Sensibilisierung der Mitarbeitenden
Die Mitarbeitenden an Bord zu holen ist immer eine gute Idee. Eine Sensibilisierung und Schulung zum Umgang mit Lebensmittel und ein Bewusstsein für den schonenden Umgang mit den Ressourcen zu schaffen kann dazu beitragen, dass alle Beteiligten achtsamer werden und somit Kosten sparen und Verschwendung vermeiden. Deshalb ist dieser Punkt auch gut als Regelpunkt für Teambesprechungen geeignet.
Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema? Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an info@alexander-keppers.com.
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