Neue Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung

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Die Renaissance der Stechuhr und das Ende der Vertrauensarbeitszeit?

Hinweis: dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar.

 

Management Summary

Die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 stellt viele Arbeitgeber in Bezug auf die Dokumentation der Arbeitszeiten ihrer Angestellten vor große Herausforderungen. Das jüngste Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 zur „Einführung elektronischer Zeiterfassung – Initiativrecht des Betriebsrats“ unterstreicht den Handlungsbedarf. Arbeitgeber sind verpflichtet ein System einzuführen, mit dem die von Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Dabei gehen die Anforderungen über die korrekte Erfassung der Kommen- und Gehenzeiten hinaus und beinhalten auch die Erfassung der Pausenzeiten. Eine hybride Form aus Self-Service-Portalen (App, Web) und Zeiterfassungsterminals in Kombination mit einem geeigneten Zeiterfassungssystem könnten die Lösung für dieses Problem sein.

 

Kommt jetzt die Renaissance der Stechuhr?

Es wirkt surreal, wenn die gelebte Praxis in vielen Unternehmen mit der Rechtsprechung des EuGH aus dem Jahr 2019 zur Arbeitszeiterfassung gegenübergestellt wird. Während die reale Welt, getrieben durch Corona-Pandemie und Digitalisierung, sich immer weiter flexibilisiert, fokussiert sich der EuGH auf den Gesundheitsschutz der Angestellten. Ein ehrbares Ziel, welches der EuGH mit der für alle Arbeitgeber verbindlichen Einführung eines geeigneten und transparenten Zeiterfassungssystems durchsetzen will. Für den personalintensiven Pflegesektor ist die gesetzeskonforme Umsetzung dieser Regelungen eine Mammutaufgabe. Das in vielen Unternehmen praktizierte Modell der Vertrauensarbeitszeit wird es voraussichtlich in seiner Reinform schon bald nicht mehr geben. Ein kurzer Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen ist für die weiteren Überlegungen hilfreich.

Bild, das die Herausforderungen und Lösungsansätze in Bezug auf die veränderte Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung in Unternehmen, insbesondere im Pflegesektor, darstellt. Es illustriert, wie das Urteil des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts zu elektronischen Zeiterfassungssystemen den Wandel von Vertrauensarbeitszeit zur dokumentierten Arbeitszeiterfassung beeinflusst. Das Bild zeigt mögliche technische und organisatorische Lösungen, wie die Kombination von Self-Service-Portalen und Zeiterfassungsterminals, um die neuen gesetzlichen Anforderungen effizient zu erfüllen.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Am 14. Mai 2019 urteilte der EuGH, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Angestellten verpflichtend erfassen müssen. Im Fokus der Rechtsprechung des EuGH liegt dabei der Gesundheitsschutz. In dem Urteil C-55/18 heißt es:

 

„Um die praktische Wirksamkeit der von der Richtlinie 2003/88/EG vorgesehenen Rechte und des in Art. 31 Abs. 2 der Charta verankerten Grundrechte zu gewährleisten, müssen die Mitgliedsstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem Arbeitnehmer geleistete tatsächliche Arbeitszeit gemessen werden kann“.

 

Die Arbeitszeitregelungen in Deutschland sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt und beinhalten unter anderem Regelungen zur werktäglichen Arbeitszeit (§ 3 ArbZG), Ruhepausen (§ 4 ArbZG), Ruhezeit (§ 5 ArbZG) sowie abweichende Regelungen aufgrund von Tarifverträgen (§ 7 ArbZG). Das deutsche Arbeitsrecht sieht grundsätzlich keine umfangreiche Dokumentationspflichten der Arbeitszeiten vor. Damit steht es zugleich im Widerspruch zum europäischen Recht. Deshalb ist es wahrscheinlich, dass perspektivisch Anpassungen der deutschen Arbeitszeitregelungen durch den Gesetzgeber folgen werden.

 

Am 13. September 2022 urteilte das Bundesarbeitsgericht (BAG | Beschluss 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein wirksames System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Das Urteil ist deshalb interessant, weil in diesem Fall ein Betriebsrat sein Initiativrecht auf die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung beim Arbeitgeber einklagen wollte. Die Beschwerde des Betriebsrats wurde mit der Begründung zurückgewiesen, dass der Arbeitgeber bei unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gesetzlich verpflichtet ist, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen. Der Betriebsrat hat also kein Mitbestimmungsrecht, weil der Arbeitgeber bereits gesetzlich zur Vorhaltung eines geeigneten Zeiterfassungssystems verpflichtet ist. Die Pressemitteilung des BAG ist unter dem Beitrag verlinkt.

 

Anforderungsprofil aus Arbeitgebersicht

Die technischen und organisatorischen Anforderungen lassen sich aus dem Urteil des EuGH ableiten.
Auszug Urteil C-55/18 EuGH:

„… müssen die Mitgliedsstaaten die Arbeitgeber daher verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem Arbeitnehmer geleistete tatsächliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“

Bild, das die Herausforderungen und Lösungsansätze in Bezug auf die veränderte Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung in Unternehmen, insbesondere im Pflegesektor, darstellt. Es illustriert, wie das Urteil des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts zu elektronischen Zeiterfassungssystemen den Wandel von Vertrauensarbeitszeit zur dokumentierten Arbeitszeiterfassung beeinflusst. Das Bild zeigt mögliche technische und organisatorische Lösungen, wie die Kombination von Self-Service-Portalen und Zeiterfassungsterminals, um die neuen gesetzlichen Anforderungen effizient zu erfüllen.

Es steht außer Frage, dass die korrekte Umsetzung dieser Rechtsprechung in die Praxis mit zahlreichen Herausforderungen verbunden ist. Unter anderem stellen sich die folgenden Fragen:

 

  • Welche Anforderungen erfüllt das bisherige System zur Arbeitszeiterfassung bereits?
  • Ist es notwendig, eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat/Mitarbeitervertretung zu verhandeln?
  • Welche technischen und organisatorischen Lösungen sind unter Abwägung von Kosten und Nutzen sinnvoll?
  • Welche zeitlichen Ressourcen werden bei den Dienstplaner:innen und Führungskräften durch die Verwaltung des Zeiterfassungssystems gebunden (Stichwort Fehler in der Schnittstelle: vergessen auszustempeln, Pause nicht eingebucht, etc.)? Wie die Dienstplanung durch Automatisierung deutlich entlastet werden kann, kannst du in diesem Beitrag lesen: Dienstplanung mit KI Teil 1

Organisatorische und technische Lösungsansätze

Es ist sinnvoll, nach der Erhebung des Ist-Zustandes die Schwachstellen des bisherigen Zeiterfassungssystems zu analysieren und nach smarten und kosteneffizienten Lösungen zu suchen. Je nach Unternehmensgröße bieten sich dafür verschiedene Optionen an, die in der Infografik aufgelistet sind. Für größere Pflegeunternehmen kommen aus meiner Sicht nur die Optionen drei und vier in Frage, da sowohl die handschriftliche Dokumentation als auch das Führen von Exceltabellen in der Praxis nicht umsetzbar erscheinen.

 

Hybride Lösung aus Self-Service und Zeiterfassungsterminals favorisiert

Wir haben uns lange Gedanken über eine sinnvolle Anpassung unserer Arbeitszeiterfassung an die aktuelle Rechtslage gemacht. Die von uns präferierte Lösung besteht aus einer Kombination eines Self-Service-Portals, welches auch über eine App außerhalb des Unternehmens verfügbar ist, und Zeiterfassungsterminals an allen Eingängen sowie in den Dienstzimmern. Wir optimieren das System zurzeit, da unser bisheriges Zeiterfassungssystem einen erheblichen Mehraufwand für die Dienstplaner:innen verursachte. Aufgrund dieser Erfahrungen haben wir entschieden, eine neue Software für die (automatisierte) Dienstplanung einzuführen und damit zugleich das Problem der Arbeitszeiterfassung zu lösen.

 

Fazit und Handlungsempfehlungen

Pflegeeinrichtungen wie auch andere Unternehmen werden nicht umherkommen, geeignete Systeme zur Arbeitszeiterfassung kurz- bis mittelfristig einzuführen. In jedem Fall lohnt es sich vor der Realisierung, verschiedene Lösungen unter Kosten- und Nutzenaspekten abzuwägen. Dabei kommt es nicht nur auf die reinen Lizenz- und Hardwarekosten an, sondern auch die zeitlichen Ressourcen, die durch die Administration des Systems gebunden werden, sollten hier berücksichtigt werden. Wir haben uns entschieden, mit dieser neuen Rechtslage proaktiv umzugehen und ein entsprechendes System aufzubauen. Auch ein Zuwarten auf eine Konkretisierung durch den deutschen Gesetzgeber kann eine Handlungsalternative sein, allerdings könnte diese Haltung ggf. in Zukunft auch mit möglichen Sanktionen verbunden sein. Daher kann ich dazu nicht raten. Sofern mit Betriebsrat/Mitarbeitervertretung noch Betriebsvereinbarungen verhandelt werden müssen, sollte der dafür erforderliche zeitliche Aufwand ebenfalls mitberücksichtigt werden. 

Bild, das die Herausforderungen und Lösungsansätze in Bezug auf die veränderte Rechtsprechung zur Arbeitszeiterfassung in Unternehmen, insbesondere im Pflegesektor, darstellt. Es illustriert, wie das Urteil des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts zu elektronischen Zeiterfassungssystemen den Wandel von Vertrauensarbeitszeit zur dokumentierten Arbeitszeiterfassung beeinflusst. Das Bild zeigt mögliche technische und organisatorische Lösungen, wie die Kombination von Self-Service-Portalen und Zeiterfassungsterminals, um die neuen gesetzlichen Anforderungen effizient zu erfüllen.

Pressemitteilung Bundesarbeitsgericht vom 13.09.2022: Hier weiterlesen

 

 

Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema: Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an info@alexander-keppers.com

 

 

Bildrechte: Tabelle und Infografik in eigener Darstellung; Titelbild Glen Jones @ stock.adobe.com; weitere Bilder ARMMYPICCA @ stock.adobe.com

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