Dienstplanung mit KI Teil 1

Management Summary

In dieser Serie geht es um die Fragestellung, ob die Erstellung von komplexen Dienstplänen mit Hilfe von künstlicher Intelligenz teilautomatisiert werden kann. Da ich gerade ein derartiges Modellprojekt begleite, werde ich hier von unseren Erfahrungen berichten. Der erste Teil der Serie beleuchtet die Ausgangssituation und die allgemeinen Rahmenbedingungen für die Dienstplanung in Pflegeunternehmen.

Wer ist besser? Mensch oder Maschine? Ein gutes Team?

Wer ist besser, Mensch oder Maschine oder sind sie zusammen ein gutes Team? Diese Fragestellung hat sich uns aufgrund der fortschreitenden Technologisierung des Pflegesektors jetzt gestellt. Die Digitalisierung der Dienstplanung hat mittlerweile eine hohe Durchdringung in der Branche erreicht. Kaum noch Unternehmen schreiben Ihre Dienstpläne manuell mit Stift und Papier. Dabei sind moderne Dienstplanungsprogramme heute schon eine wichtige Hilfe, wenn es darum geht, eine große Anzahl von Mitarbeitenden effizient zu planen und zu verwalten.

Aber was wäre, wenn auch der Dienstplan automatisiert erstellt werden könnte? Welches zeitliche und personelle Potenzial würde das freisetzen? Potenzial, welches für wichtige Aufgaben in der Steuerung der Einrichtungen, Pflegedienste, Kliniken und des Pflegeprozesses genutzt werden könnte. Potenzial, welches sich durch die Vermeidung von Planungsfehlern auch positiv auf die Kostensituation auswirken würde.

Zeitfresser Dienstplanung und Ausfallmanagement

Einen guten Dienstplan zu schreiben ist eine wahre Kunst. Viele Besonderheiten müssen die Dienstplanenden beachten, damit am Ende der Betriebsablauf reibungslos funktioniert:

• Wünsche der Mitarbeitenden (Wunschbuch),
• Einhaltung von gesetzlichen Ruhezeiten,
• Mindest- und Höchstbesetzungen pro Schicht,
• Qualifikationsprofile pro Schicht,
• Urlaubsplanung,
• Abbau und Anordnung von Mehrarbeiten,
• wer kann eine Schichtleitung wahrnehmen,
• gibt es Konstellationen von Mitarbeitenden, die zu Konflikten führen können,
• welche Mitarbeitenden haben zwar „formal“ die Qualifikation, können die Aufgabe aber eigentlich nicht erfüllen.

Als wäre diese Aufzählung nicht schon anspruchsvoll genug. Der Schwierigkeitsgrad der Dienstplanung wird durch ein zeitraubendes Ausfallmanagement weiter deutlich erhöht. Die Dienstpläne verlieren kurz nach ihrer Veröffentlichung ihre Aktualität und müssen fortlaufend angepasst werden. Kurzfristige krankheitsbedingte Ausfälle und spontane Diensttauschwünsche von Mitarbeitenden machen teilweise umfangreiche Umplanungen erforderlich. Dabei ist es oft eine Gratwanderung für die Dienstplaner:in, zumindest eine relative Gerechtigkeit in der Verteilung der Arbeitsbelastung und Schichtfolgen herzustellen.

Dies führt zu zahlreichen Problemen und Konfliktpotenzial, hier dafür einige Beispiele aus der Praxis:

• Mitarbeiter A bekommt überwiegend Spätdienste,
• Mitarbeiterin B muss nur selten an Wochenenden arbeiten,
• Mitarbeiter C bekommt meistens seine Wunschdienste erfüllt,
• Mitarbeiterin D hingegen bekommt seltener ihre Wunschdienste,
• Mitarbeiter C hat einen 30-Stunden-Vertrag in einer 5,5-Tagewoche, darf aber volle Dienste arbeiten (im Ergebnis muss er damit weniger Tage pro Monat arbeiten, es fehlt dann aber eine Kraft für die Besetzung eines weiteren Dienstes),
• Die Mitarbeitenden A bis D wollen alle in den ersten drei Wochen der Sommerferien Urlaub haben,
• Mitarbeiterin E kann aufgrund der Kinderbetreuung immer erst um 08:00 Uhr beginnen,
• Mitarbeiter F pflegt seine pflegebedürftigen Eltern und kann deshalb nur Frühdienste leisten.

Yoga-Kurse, Fitnessstudio, Fußballspiele, Kinderbetreuung, Haustiere, Familienfeiern, Beerdigungen und vieles mehr. Diese Aufzählung verdeutlicht, welchen hohen Stellenwert eine gute Dienstplanung für die Mitarbeitenden hat. Denn im Schichtbetrieb ist es erforderlich, das berufliche und private Leben im Voraus zu planen.

Gute Dienstplanung = hohe Zufriedenheit

Eine optimierte Dienstplanung hat vielfältige Vorteile für alle Beteiligten. Neben einer höheren Arbeitszufriedenheit und besserem Betriebsklima gibt es auch positive Auswirkungen auf die Krankenquote und Motivation.

Dienstplanung ist „Komplexitätsmanagement“

Ganz schön kompliziert, so eine Dienstplanung. Schnell erreichen einzelne Teams Stärken von 20-30 Mitarbeitenden. Dann noch allen Bedürfnissen gerecht zu werden und gleichzeitig einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten, ist eine Herausforderung. Eine Herausforderung, die mittlerweile große personelle Ressourcen aufseiten der Dienstplaner:innen beansprucht. Der Prozess kann dabei zäh und ermüdend sein, da insbesondere der Teilbereich des Ausfallmanagements kräftezehrend ist. Fällt ein Dienst kurzfristig aus, muss dieser durch einen anderen Mitarbeitenden übernommen werden.

Daraus ergeben sich weitere Probleme und Fragen:

• Wer könnte für den Ausfall einspringen?
• Welcher Dienst könnte getauscht werden?
• Wer könnte Mehrarbeiten leisten?
• Muss auf Zeitarbeit zurückgegriffen werden?

Kann KI hier helfen? Das Modellprojekt kurz vorgestellt.

Wann kann künstliche Intelligenz helfen? Eigentlich ist künstliche Intelligenz ein bisschen hochgegriffen im Wording, denn es ist keine echte künstliche Intelligenz, sondern ein System, welches sehr komplexe Regeln und Zusammenhänge verarbeiten kann. Ein KI-System kann insbesondere dann sehr gute Unterstützung leisten, wenn es ein klares und eindeutiges Regelwerk gibt, das ist bei der Dienstplanung der Fall. Dabei ist es dem Computer aufgrund der Rechenleistung egal, wie viele Besonderheiten (Variablen) zu berücksichtigen sind. Ein solches System verteilt die Arbeitsbelastung objektiv und gleichmäßig, kennt keinen „Nasenfaktor“ und keine „Sondervereinbarungen“ und ist sehr transparent für alle Beteiligten. Deshalb haben wir getreu dem Motto „probieren geht über studieren“ entschieden, für unsere kleinste Pflegeeinrichtung mit 85 Plätzen einen Feldversuch in der Praxis zu starten. Das Kick-off-Meeting fand Mitte Mai 2022 statt und die erste Projektphase hat begonnen. Ich bin schon sehr gespannt, wie gut dieses System funktionieren wird.

Ausblick auf Teil 2:

In Teil 2 erkläre ich ausführlicher und verständlich, wie das System bei der (teil-) automatisierten Dienstplanung methodisch vorgeht.

Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema? Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an info@alexander-keppers.com.

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