Bessere Daten, bessere Entscheidungen

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Warum Pflegeunternehmen Business Intelligence (BI) brauchen

Management Summary

Dieser Artikel untersucht die Anwendungsmöglichkeiten und Potenziale von Business Intelligence in Pflegeunternehmen. BI-Systeme können mit der richtigen Architektur die Unternehmenssteuerung auf ein neues Level bringen und liefern in Krisenzeiten valide Unternehmens- und Marktdaten für das Management.

 

So kann in Krisenzeiten eine gesicherte Datenbasis zu besseren Entscheidungen verhelfen

Was sollen wir jetzt tun? Diese oder ähnliche Fragen stellt sich vermutlich fast jeder zurzeit. Corona-Krise, Energie-Krise, Krieg in der Ukraine, Lieferkettenengpässe, hohe Inflation, drohende Rezession, demografischer Wandel, Fachkräftemangel, chronische Überlastung und Unterfinanzierung des Gesundheitssektors. Gerade jetzt könnten wir eine Glaskugel gut gebrauchen, die uns einen Blick in die Zukunft gewährt. Leider gibt es besagte Glaskugeln in der Realität nicht. Das Leben in den Entscheidungsetagen von Unternehmen ist geprägt von Unsicherheiten. 

 

Bezogen auf Pflegeunternehmen stellen sich damit existenzielle Fragen:

  • Können wir unsere Sachkosten zukünftig noch über die Pflegesätze refinanzieren?
  • Welche Einsparpotenziale gibt es noch, um Kostensteigerungen aufzufangen?
  • Bisher nicht tarifgebundene Unternehmen sehen sich mit überproportional steigenden Personalkosten konfrontiert. Ist unter diesen neuen Rahmenbedingungen das bisherige Geschäftsmodell noch tragfähig?
  • Welche Auswirkungen hat der Altersdurchschnitt der eigenen Belegschaft auf zukünftige Entwicklungsmöglichkeiten?
  • Sind wir zu jederzeit noch ausreichend mit Liquidität ausgestattet?
  • Wie entwickeln sich Forderungsausfälle auf der Zeitachse?
  • Welche Auswirkungen hat die hohe Inflation auf Preisgleitklauseln in Miet- und Pachtverträgen?

 

Die Auflistung ließe sich problemlos um zahlreiche weitere wichtige Fragestellungen erweitern. Bei allen diesen Fragen gibt es einen gemeinsamen Nenner. Zur Beantwortung benötigen Entscheidungsträger:innen vollständige, aktuelle, historisierte und valide Daten. Diese Daten sollten jederzeit verfügbar sein und in kurzen Zeitintervallen aktualisiert werden. In Krisenzeiten ist diese Datenbasis von hohem Wert, da sie zu einer Reduzierung von Unsicherheiten und Komplexität beiträgt. Die Beschaffung, Aufbereitung, Weiterverarbeitung und Analyse dieser Unternehmensdaten ist das Anwendungsfeld von Business Intelligence (BI).

 

Baustelle Digitalisierung in Pflegeunternehmen

Der digitale Reifegrad von Unternehmen in der Pflegebranche ist noch nicht sehr weit ausgeprägt. Zu diesem Ergebnis kommt auch das Projekt „Pflege Digital NRW“, in welchem zusammen mit dem Institut der deutschen Wirtschaft und weiteren Forschungspartnern aktuell zu diesem Thema geforscht wird. Demnach gebe es im Bereich der primären Prozesse (Pflege) kaum Anwendungsfälle. Anders sehe es bei den sekundären Prozessen (Verwaltung) aus, welche je nach Unternehmensgröße mehr oder weniger stark digitalisiert seien (Q1). Ich habe gerade als Zweitgutachter eine Masterarbeit zum Thema „Der digitale Reifegrad in der Altenpflege“ an der Hochschule Stralsund betreut. Dort wurden insbesondere Pflegekräfte zum Stand der Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen befragt. Wenig überraschend kam auch diese Untersuchung zum gleichen Ergebnis.

 

BI in Pflegeunternehmen – Warum solltest du dich mit mit diesem Thema beschäftigen?

Pflegeunternehmen besitzen eine große Menge an Daten, welche mit den richtigen Strategien, Methoden und Tools zu einem effektiven Steuerungsinstrument ausgebaut werden können. Ein großes Problem ist dabei, dass in vielen Pflegeunternehmen nur wenig Erfahrung mit komplexen Controlling-Systemen besteht. Deshalb möchte ich hier einige Anwendungsfälle aufzeigen, die über BI in Pflegeunternehmen abgebildet und (teil-)automatisiert werden können.

Bild zeigt die strategische Bedeutung von Business Intelligence (BI) Systemen für Pflegeunternehmen, hervorgehoben durch eine Infografik oder ein Diagramm. Es veranschaulicht, wie BI-Systeme zur Unternehmenssteuerung beitragen, indem sie valide und historisierte Unternehmensdaten für Managemententscheidungen in Krisenzeiten bereitstellen. Das Bild verdeutlicht das Potenzial von BI, die Unternehmensführung durch die Automatisierung und Verfügbarkeit von Standard-Reportings und die Visualisierung des 'Blutkreislaufs' des Unternehmens in Echtzeit zu revolutionieren. Dies unterstützt Pflegeunternehmen bei der Bewältigung von Herausforderungen wie Fachkräftemangel, demografischem Wandel und finanzieller Unsicherheit.

BI bedeutet, dass vorgenannte Reportings, Analysen, Kennzahlensets, Planungen und Berechnungen jederzeit und in hoher Qualität bereitgestellt werden können. In meinem Unternehmen können wir in unserem BI-System mittlerweile auf Daten von mehr als zehn Jahren jederzeit zugreifen. Ich erwähne diesen Punkt, weil hier eine weitere Stärke dieses Datenkonzeptes sichtbar wird: die valide Historisierung von Daten. Eine Exceltabelle „verschwindet“ manchmal oder Formeln und Verknüpfungen sind „plötzlich“ fehlerhaft. Zeitweilig können Programme wie Excel bei zu vielen Berechnungen abstürzen. Um solche Fehlerquellen zu beseitigen, muss ein BI-System ganzheitlich erdacht und konstruiert werden.

 

 

Ganzheitliches Datenmanagement und Datenarchitektur

Damit ein BI-System funktionieren kann, müssen zunächst einige Vorüberlegungen angestellt werden:

  • Welche technologische Basis soll eingesetzt werden?
  • Wie zukunftssicher ist diese Technologie?
  • Soll das System auf der grünen Wiese neu aufgebaut werden, oder soll es an bestehende Systeme angedockt werden?
  • Wer sind die Adressaten?
  • Wer soll das System betreuen?
  • Selbst Knowhow aufbauen, oder immer auf Berater:innen angewiesen sein?
  • Welche Vorsysteme sollen migriert werden?
  • Welche Aufgabenstellungen sollen von dem System erfüllt werden?
 
 In der Praxis gibt es oft einen bunten Blumenstrauß an Vorsystemen und manuellen Listen. Das Andocken von BI an bestehende Systeme kann mit einschränkenden Bedingungen verbunden sein. Meine Empfehlung lautet daher, ein BI- und ggf. auch das gesamte Controlling auf einer von Vorsystemen autarken Basis aufzubauen. Durch diese strategische Entscheidung können Abhängigkeiten von Vorsystemen reduziert werden. Das Arbeiten in einer separaten BI-Cloud hat zudem den Vorteil, dass alle Rohdaten aus den Vorsystemen auf separaten Datenebenen weiterverarbeitet werden können. Die folgende Abbildung zeigt exemplarisch die Aufbauorganisation dieser Lösung. 

 

Bild zeigt die strategische Bedeutung von Business Intelligence (BI) Systemen für Pflegeunternehmen, hervorgehoben durch eine Infografik oder ein Diagramm. Es veranschaulicht, wie BI-Systeme zur Unternehmenssteuerung beitragen, indem sie valide und historisierte Unternehmensdaten für Managemententscheidungen in Krisenzeiten bereitstellen. Das Bild verdeutlicht das Potenzial von BI, die Unternehmensführung durch die Automatisierung und Verfügbarkeit von Standard-Reportings und die Visualisierung des 'Blutkreislaufs' des Unternehmens in Echtzeit zu revolutionieren. Dies unterstützt Pflegeunternehmen bei der Bewältigung von Herausforderungen wie Fachkräftemangel, demografischem Wandel und finanzieller Unsicherheit.

Im Datawarehouse werden sämtliche Unternehmensdaten über automatisierte ETL-Prozesse (Extract-Transform-Load) importiert und gespeichert. Wie am Beispiel ersichtlich wird, können fast alle Vorsysteme mit dem BI-System verknüpft werden. In Data Marts werden auswertungs- und zielgruppenspezifische Daten bereitgestellt. Eine Organisation über Data Marts bietet den Vorteil, dass das System wesentlich performanter wird. Die Ausgabe und Weiterverarbeitung der Daten können über verschiedene Wege erfolgen. So können beispielsweise Daten auf einer Website (intern) oder einem Webclient bereitgestellt werden. Poweruser können via Datenbankzugriff direkt mit Tools wie Excel, Power BI oder Power Automate arbeiten (Erstellung von Dashboards, Reporting). Zudem gibt es von manchen Herstellern auch fertige Client-Lösungen.

 

Strategisches Potenzial

Das vorgestellte Konzept hat das strategische Potenzial die Unternehmenssteuerung auf ein neues Level zu heben. Ein BI-System konserviert wertvolles Unternehmens-Know-how und hält es permanent verfügbar. Expert:innen im Bereich Controlling werden für Pflegeunternehmen zunehmend schwerer zu rekrutieren sein. Daher ist gerade die Automatisierung und Verfügbarmachung von Standard-Reportings eine interessante Option. Bildlich gesprochen hat ein BI-System das Potenzial, den gesamten „Blutkreislauf“ eines Unternehmens in Echtzeit sichtbar zu machen. Auf Basis valider und qualitativ hochwertiger Daten können schnell Prognosen und Szenarien der Unternehmensleitung überprüft und abgebildet werden. Damit reduziert BI die Untersicherheiten in Bezug auf die unternehmensinternen und -externe Daten, und bessere Daten führen zu besseren Entscheidungen. 

 

Quelle: Link zu pflege-digital-nrw

Haben Sie weitere Fragen zu diesem Thema: Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail an info@alexander-keppers.com   

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